Privacy statement Helpdesk Water

Dit privacy statement ziet op de verwerking van persoonsgegevens via de website helpdeskwater.nl en is een aanvulling op het algemene privacy statement van Rijkswaterstaat.

De website helpdeskwater.nl wordt verzorgd door Rijkswaterstaat. Rijkswaterstaat spant zich in om op een juiste en zorgvuldige manier om te gaan met persoonsgegevens van burgers en medewerkers. We stellen alles in het werk om te voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Hieronder geven we aan wat we doen met uw persoonsgegevens en welke rechten u heeft.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). De minister IenW is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Het ministerie van IenW heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG is te bereiken op het volgend e-mail adres: fg@minienm.nl. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is gevestigd aan de Rijnstraat 8, 2515 XP, Den Haag. Het postadres is: Postbus 20906, 2500 EX, Den Haag.

Onze uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens zijn daarbij de volgende:

Reactie via webformulier of e-mail

- Welke persoonsgegevens

Bij uw reactie via een webformulier of via een e-mail aan de Helpdesk Water verwerken we in elk geval uw e-mailadres, uw naam, uw verzoek of reactie. Daarnaast worden bij enkele formulieren meer persoonsgegevens gevraagd, namelijk ook uw telefoonnummer en/of organisatie.

- Met welk doel verwerken we uw persoonsgegevens

We vragen uw persoonsgegevens om te kunnen reageren op uw verzoek of reactie en om uw reactie te kunnen verwerken volgens ons vraagafhandelingsproces. In bepaalde gevallen moet de Helpdesk Water kunnen beoordelen of de door uw gevraagde informatie geleverd mag worden. Daarom wordt in die gevallen ook om uw telefoonnummer en organisatie gevraagd.

- Grondslag

De grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de vervulling van een taak van algemeen belang, namelijk het informeren over de publieke taken van de Helpdesk Water.

- Ontvangers van de persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan de medewerkers van Rijkswaterstaat of met bedrijven met een expertise op het gebied van uw verzoek, die in opdracht van Rijkswaterstaat uw vraag beantwoorden. Wanneer uw vraag bij een ander ministerie of een provincie thuishoort, vragen we u om zelf contact op te nemen.

- Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking en wij nemen daarbij de AVG en Archiefwet in acht.

Vraag per telefoon

Vragen die telefonisch worden gesteld aan de Helpdesk Water, worden verwerkt door het Informatiepunt WVL van Rijkswaterstaat. Voor het privacy statement van het informatiepunt WVL verwijzen we u naar het privacy statement van Rijkswaterstaat.

Enquête/aanmelding evenement

- Welke persoonsgegevens

Bij deelname aan een enquête of aanmelding voor een evenement verwerken we in elk geval uw e-mailadres, uw naam en het feit dat u deelneemt aan een enquête of evenement. Eventueel wordt ook gevraagd om uw organisatie en/of telefoonnummer.

- Met welk doel verwerken we uw persoonsgegevens

Voor de organisatie van evenementen vragen uw persoonsgegevens. Deze hebben we nodig om een evenement goed te kunnen organiseren en met u te communiceren over de aanmelding van het evenement. Bij een enquête worden, afhankelijk van het soort enquête, meer of minder persoonsgegevens gevraagd. Eén en ander wordt toegelicht bij de betreffende enquête zelf.

- Grondslag

De grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is uitvoering van de overeenkomst, namelijk het op uw verzoek aanmelden voor het evenement of deelname aan de enquête.

- Ontvangers van de persoonsgegevens

Uw gegevens worden alleen verstrekt aan medewerkers van Rijkswaterstaat of met organisaties die in opdracht van Rijkswaterstaat uw persoonsgegevens verwerken als onderdeel van de organisatie van een evenement of de enquête.

- Bewaartermijn

De bewaartermijn voor gegevens die ten behoeve van evenementen of enquêtes aan ons worden verstrekt is 6 maanden.

Nieuwsbrief

- Welke persoonsgegevens

Via de website helpdeskwater.nl kunt u zich aanmelden voor het ontvangen van een digitale nieuwsbrief. Hiervoor vragen wij u uw e-mailadres in te vullen.

- Met welk doel verwerken we uw persoonsgegevens

We vragen uw e-mailadres om u de digitale nieuwsbrief te kunnen mailen.

- Grondslag

De grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is toestemming. U heeft te allen tijden het recht om uw toestemming weer in te trekken. In dat geval stoppen wij met het verwerken van uw persoonsgegevens en het toesturen van de nieuwsbrief. U kunt zich op de website helpdeskwater.nl zelf aan-en afmelden.

- Ontvangers van de persoonsgegevens

Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor de bij de website betrokken Rijkswaterstaat medewerkers van de Helpdesk Water.

- Bewaartermijn

Zolang de nieuwsbrief wordt uitgegeven kunt u zichzelf aan-en afmelden via de website van de Helpdesk Water. Wij bewaren dan uw persoonsgegevens zolang u aangemeld bent voor de nieuwsbrief. Indien er geen nieuwsbrieven meer worden uitgegeven bewaren we uw gegevens nog maximaal 6 maanden na het verzenden van de laatste nieuwsbrief.

Besloten deel van de website helpdeskwater.nl

- Welke persoonsgegevens

Binnen het content management systeem (CMS) worden naam en mailadres van u opgeslagen. Wanneer u gebruik wenst te maken van de besloten delen die via de website helpdeskwater.nl beschikbaar zijn gesteld dan maken wij een gebruikersnaam en wachtwoord voor u aan. Binnen het besloten gedeelte kunnen documenten (bijvoorbeeld agenda’s en vergaderstukken) worden gedeeld waarin nog andere persoonsgegevens, zoals functie en expertise, kunnen voorkomen.

- Met welk doel verwerken we uw persoonsgegevens

We registreren uw e-mailadres om u een gebruikersnaam en wachtwoord te kunnen verstrekken om u toegang te verlenen tot het besloten deel. De persoonsgegevens die in documenten als agenda en overige vergaderstukken staan, zijn bedoeld om onderling te kunnen samenwerken.

- Grondslag

De grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens die nodig zijn om toegang te verlenen tot het besloten deel van de website is op basis van uw toestemming.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens in documenten ter behartiging van ons gerechtvaardigde belang, namelijk het faciliteren van de onderlinge samenwerking en uitwisseling van documenten.

- Ontvangers van de persoonsgegevens

Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor de bij de website betrokken Rijkswaterstaat medewerkers van de Helpdesk Water.

- Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking en wij nemen daarbij de AVG en Archiefwet in acht.

CMS Website

Voor content beheer van de helpdeskwater wordt gebruik gemaakt van het content managementsysteem (CMS) IPROX van Infoprojects. Medewerkers van Infoprojects ondersteunen in geval van technische problemen en zij behandelen uw persoonsgegevens vertrouwelijk.

Verwijzing naar andere websites(hyperlinks)/mailadressen buiten de RWS

Vanaf de website van de Helpdesk Water kunt u via links worden geleid naar pagina’s van derden, buiten Rijkswaterstaat. De Helpdesk Water (de minister van IenW) is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op die gelinkte websites. Deze externe partijen hanteren hun eigen privacy voorwaarden. Wij raden u aan om deze door te nemen.

Uw rechten

U heeft het recht om uw eenmaal gegeven toestemming in te trekken, uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, de verwerking te beperken en het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek indienen door een e-mail naar 08008002@rws.nl te sturen voorzien van:

  • uw naam
  • omschrijving van uw verzoek
  • kopie van een geldig legitimatiebewijs. Wij vragen u daarbij om het BSN nummer en de pasfoto op de kopie van uw ID-bewijs onzichtbaar of onleesbaar te maken. Deze gegevens hebben we niet nodig. Met behulp van de KopieID app kunt u een foto maken waarbij u het BSN nummer en de pasfoto onzichtbaar kunt maken.

We streven er naar om binnen een maand te reageren op uw verzoek.

Overige vragen en klachten

Heeft u nog andere vragen over uw persoonsgegevens of over dit privacy statement, neem dan contact op met de privacy coördinatoren van de RWS via e-mail: privacycoordinator@rws.nl

Indien u een klacht heeft kunt u die ook indienen bij de privacy coördinatoren. U heeft ook het recht dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens te doen.

Wanneer de inhoud van dit privacy statement verandert, dan zullen wij u op deze website erop attenderen.

Versie: mei 2019